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Orçamento e memória de cálculo nas organizações sociais

O presente texto tem o propósito de destacar a importância da memória decálculo na preparação e elaboração de um orçamento para as organizações da sociedade civil (OSC). Compreendemos por memória de cálculo a descrição detalhada e quantificada dos cálculos efetuados para atribuir determinado valor numa rubrica orçamentária e por orçamento compreendemos o plano financeiro estratégico de uma organização para determinado projeto.

O processo de elaboração do orçamento financeiro é fundamental em qualquer organização, privada ou pública, pois é o momento em que se quantificam todas as possibilidades de receitas e despesas. Mas as OSC precisam discutir mais sobre esse assunto, pois o orçamento deve ser parte integrante de um determinado projeto e plano estratégico e deve ser preparado com premissas de alcance de metas e objetivos para poder ser avaliado periodicamente.

Nesta perspectiva, o valor atribuído à determinada rubrica deve ser devidamente quantificado de acordo com o plano de trabalho, também conhecido como atividades a serem executadas em um determinado projeto. O valor deve corresponder ao custo das atividades planificadas. Essa descrição detalhada de como se chegou a determinado valor denominamos de memória de cálculo que permitirá que o gestor acompanhe a execução orçamentária do seu projeto.

Para o acompanhamento da execução orçamentária devem ser estabelecidas as regras que viabilizam as projeções das receitas e despesas. Alguns teóricos defendem a elaboração de cronograma-físico financeiro, enquanto outros preferem fazer as projeções de entradas e saídas com base no custo médio dos últimos meses da organização. Avaliamos que as duas estratégias são válidas para o acompanhamento e a opção deve ficar a critério da própria organização, mas é preciso desenvolver essa ação.

Essas orientações são válidas enquanto pressupostos, passíveis de implantação e fundamentais para a gestão. Mas na prática, quando perguntamos aos gestores das organizações da sociedade civil sobre a memória de cálculo para o orçamento da rotina, através do estudo de cada conta e de cada centro de custo, quando perguntamos sobre a elaboração dos planos de investimentos e seus respectivos planos de ação e sobre a memória de cálculo para as receitas e despesas, as respostas, invariavelmente, são as mesmas: “... ainda não conseguimos terminar, nos próximos dias queremos concluir”  ou, pior, “ainda nem começamos”!

Infelizmente esse tipo de prática ainda é muito comum nas organizações sociais. O orçamento, na maioria das vezes, é uma mera ficção ou um apêndice. Atribui-se valores a determinadas rubricas aleatoriamente para fechar receitas e despesas. Mas de que adianta ter feito o orçamento sem memórias de cálculo e sem planos de ação detalhados? Como fazer um bom orçamento sem que antes se tenham feitos os planos de ação? De onde saíram as previsões de gastos e de receitas? Alguns dizem que foram estimados, outros, mais reacionários, dizem que não podemos ser tão detalhistas e precisamos deixar uma margem para imprevistos, "para poder se movimentar"’. Outros ainda se justificam dizendo que os orçamentos das OSC sofrem reduções por parte dos seus financiadores e há perdas decorrentes de variações cambiais. Apesar das ponderações, a memória de cálculo orçamentária é fundamental para a gestão e nada justifica a sua não realização.

Não bastasse a deficiência na elaboração do orçamento, o acompanhamento da execução orçamentária é um pouco pior, pois não havendo memória de cálculos, não haverá parâmetros para acompanhar o comportamento das receitas e das despesas e o resultado desta superficialidade todos nós sabemos! Orçamentos estourando durante todo o ano. Algumas organizações, com base nos valores contabilizados, conseguem acompanhar os valores executados. Apesar de isso representar um avanço, é preciso salientar que o momento da contabilização é o momento final da despesa e para a boa gestão é necessário dimensionar receitas e despesas dentro do exercício, a partir de um cronograma físico-financeiro ou a partir de projeções, mas sempre a partir dos valores orçados para o período. O acompanhamento apenas pelo executado, sem um olhar prospectivo do comportamento da receita e despesa poderá trazer surpresas desagradáveis no fechamento do exercício ou faltarão recursos para cumprir o plano de metas ou sobrarão recursos porque faltou visão ampla do fechamento do ano.

Discutir orçamento neste momento em que as organizações sociais estão preocupadas com sua sustentabilidade é extremamente estratégico, pois a escassa e disputada mobilização de recursos econômicos requer, antes de tudo, eficiência, agilidade e transparência.

É preciso perceber que as transformações sociais, econômicas, políticas, ambientais e religiosas estão em curso numa velocidade nunca visto e isso tem repercussões diretamente no nosso fazer cotidiano. Não há tempo para se lamentar. É preciso estranhar nosso fazer cotidiano para poder perceber que precisamos mudar e inovar. Ainda há tempo. É preciso rever todo o processo de elaboração do orçamento, utilizar todas as ferramentas e dados disponíveis, ser ousado, estudar, desacomodar-se, romper o ‘sempre foi assim’ e buscar melhorar os resultados. Essa mudança de comportamento é difícil, mas é necessária para garantir a sustentabilidade político-financeira das organizações sociais.

O autor Dezir Garcia é assessor administrativo da Fundação Luterana de Diaconia. É especialista em Administração Pública e mestre em Ciências Sociais.